クラウドストレージの本格導入にあたり、GoogleドライブとDropboxを比較検討した結果、私の業務スタイルにはDropboxが最適であるという結論に至りました。今回はその理由と、クラウド利用で必ず考慮すべきデータ保全策についてお話しします。
1. Dropboxがもたらす業務効率の向上
Dropboxを試して最初に感じたのは、その圧倒的な使いやすさです。特に以下の点は、日々の業務効率を大きく改善してくれました。
- 強力な共有機能： 特定のフォルダを取引先や共同作業者と簡単に共有できます。これにより、メールに大容量ファイルを添付して何度もやり取りする手間がなくなりました。共有相手がDropboxアカウントを持っていなくてもファイルにアクセスできる点も、ビジネスシーンでは非常に重要です。
- シームレスな自動同期： 複数のPCやスマートフォンで作業をしても、常にファイルが最新の状態に保たれます。オフィスで作った資料の続きを、出先のカフェでスマートフォンから修正する、といった柔軟な働き方が可能になります。
- オフラインでも作業可能： データはクラウド上だけでなく、手元のPCにも保存されています。そのため、インターネット環境のない場所でもファイルの閲覧や編集ができ、ビジネスの機会を逃しません。
2. クラウドの利便性に潜む、たった一つの致命的リスク
これほど便利なDropboxですが、その「自動同期」機能には、一つだけ看過できないリスクが存在します。それは、「誤って重要なファイルを削除した場合、その削除操作も即座に全てのデバイスに同期されてしまう」という点です。
3. 解決策：『オフライン・バックアップPC』によるデータ保全
このリスクに対する私の答えが、「バックアップ専用のオフラインPCを1台用意する」という運用です。
- 普段使いのPCやスマートフォンでは、Dropboxを常時同期させて利便性を最大限に享受します。
- バックアップ専用PCは、普段は電源もインターネットもOFFの状態にしておきます。
- プロジェクトの区切りが良いタイミングや週末など、定期的に「データが正常な状態」であることを確認した上で、このPCを起動して同期させ、安全なバックアップを作成します。
万が一、作業中にファイルを誤削除してしまっても、バックアップPCをネットに繋がずに起動すれば、安全な時点のファイルを取り戻すことができます。
この方法はまだお世話になったことはありませんが、「いつでも過去に戻れる」という精神的な安心感は絶大です。特に、会社のデータを一人で管理する小規模事業者や個人事業主の方にとって、低コストで導入できる効果的な防衛策ではないでしょうか。
